Regulamin

§1 Zasady ogólne

1. Archiwum Archidiecezjalne we Wrocławiu [zwane dalej: Archiwum] jest instytucją naukową. Bibliograficzny skrót Archiwum to: AAWr.
2. Archiwum pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00–14.00, nie pracuje w dniach ustawowo wolnych od pracy oraz w święta kościelne.
3. Czytelnia jest czynna od wtorku do piątku w godzinach 9.00–14.00.
4. W miesiącach wakacyjnych – tj. lipiec i sierpień, czytelnia jest nieczynna.
5. Archiwum zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w zakresie dni i godzin pracy oraz harmonogramu korzystania z czytelni.
6. Na wypadek szczególnych okoliczności i wprowadzanych restrykcji sanitarnych oraz zaleceń instytucji państwowych i kościelnych, należy zapoznać się z obowiązującymi normami pracy i udostępniania zasobu archiwalnego.
7. Archiwum nie wypożycza swoich zbiorów na zewnątrz.

§2 Korzystanie z pracowni naukowej – czytelni

1. Warunkiem korzystania z archiwum jest zaznajomienie się z Regulaminem Archiwum i Klauzulą Informacyjną dot. ODO oraz wypełnienie karty zgłoszeniowej.
2. Z czytelni można korzystać w dniach i godzinach jej otwarcia. Prosimy o nieodłużanie czasu kwerendy.
3. Czytelnicy korzystający z telefonów komórkowych oraz innych urządzeń elektronicznych proszeni są o wyciszenie dźwięków urządzeń na czas korzystania z czytelni.
4. Przed czytelnią pozostawiamy wierzchnie okrycie i bagaże, które można zamknąć w indywidualnej szafce. Archiwum nie odpowiada za rzeczy pozostawione przed czytelnią. Do pracowni naukowej Archiwum nie wolno wnosić ponadto przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenia dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.) a także teczek i toreb.
5. Miejscem korzystania z materiałów archiwalnych jest czytelnia. Wynoszenie poza pomieszczenie pracowni naukowej materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych przez użytkowników czytelni jest zabronione.
6. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników. W czytelni obowiązuje cisza.
7. Korzystający z czytelni przy robieniu notatek mogą posługiwać się tylko ołówkiem.
8. Korzystający z rękopisów oraz fotografii mają obowiązek używania własnych rękawiczek bawełnianych lub jednorazowych będących na wyposażeniu archiwum.
9. Osoby korzystające z materiałów archiwalnych w czytelni mają prawo do korzystania z biblioteki podręcznej w uzgodnieniu z pracownikiem dyżurującym.
10. Osoba dopuszczona do korzystania ze zbiorów archiwum zobowiązuje się do przestrzegania przepisów niniejszego regulaminu i przyjmuje na siebie obowiązek przedłożenia egzemplarza napisanej pracy w wersji papierowej lub cyfrowej.

§3 Korzystanie z zasobu archiwalnego

1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej Archiwum składa kartę zgłoszeniową. Kartę zgłoszeniową można składać drogą elektroniczną lub osobiście w godzinach pracy Archiwum.
2. Korzystający z materiałów archiwalnych obowiązkowo powinien podać zakres chronologiczny, terytorialny i rzeczowy swojej pracy.
3. Karta zgłoszeniowa może wymagać uzupełnienia o dodatkowe oświadczenia dotyczące zakresu wykorzystania informacji zawartych w archiwaliach.
4. Zezwolenia na korzystanie z materiałów archiwalnych udziela dyrektor Archiwum, jako bezpośrednio odpowiedzialny za ich stan i zachowanie.
5. Archiwum w pierwszej kolejności realizuje sprawy i udostępnia materiały archiwalne organom władzy diecezjalnej.

§4 Korzystanie z pomocy archiwalnych

1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkowników zasobu samodzielnie.
2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez Archiwum środki ewidencyjne i opracowania informacyjne.
3. Pomoce ewidencyjno-informacyjne mogą być udostępnione przed złożeniem karty zgłoszeniowej.
4. Ogólnych informacji o zasobie Archiwum udzielają pracownicy Archiwum dyżurujący w pracowni naukowej.

§5 Zamawianie jednostek archiwalnych

1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie karty zamówienia (rewersu).
2. Zamówień i rezerwacji stanowiska pracy w czytelni należy dokonać najpóźniej na dwa dni przed planowaną wizytą, wykaz zamawianych jednostek można przesłać drogą mailową.
3. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępnienia (metryczkami).
4. Pracownik archiwum bez podawania powodów ma prawo odmówić dostępu do korzystania z niektórych akt.
5. Materiały archiwalne udostępniane są po 50 latach od ich wytworzenia.
6. Dokumenty metrykalne udostępniane są następująco: metryki chrztów – po 100 latach; metryki ślubów – po 80 latach; metryki zgonów – po 80 latach od daty zamknięcia księgi.
7. Korzystanie z materiałów zastrzeżonych wymaga zgody biskupa diecezjalnego.

§6 Obsługa i realizacja zamówień do pracowni naukowej

1. Zamówione materiały archiwalne wydawane są uprawnionemu użytkownikowi z podręcznego depozytu pracowni naukowej.
2. Użytkownik może zamówić jednorazowo 5 jednostek archiwalnych.
3. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej zwraca je dyżurującemu pracownikowi.
4. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt przekroczy dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika.

§7 Prawa i obowiązki użytkownika czytelni

1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego zgłoszenia i zamówienia, nie ingerując w ich układ i treść.
2. Użytkownikowi nie wolno:
   1. zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych materiałów archiwalnych,
   2. zamieszczać jakichkolwiek notatek, uwag i znaków,
   3. sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach,
   4. udostępniać archiwaliów innym użytkownikom pracowni ani pozostawiać materiałów archiwalnych na stołach po zakończeniu pracy.
3. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia do samodzielnego ich reprodukowania.
4. Nie wydaje się zgody na reprodukcje całych jednostek archiwalnych, z wyjątkami pozostającymi do decyzji dyrektora Archiwum.
5. Przerwa w korzystaniu z pracowni naukowej dłuższa niż jeden rok powoduje wygaśnięcie ważności karty zgłoszeniowej.

§8 Szczególne środki bezpieczeństwa zasobu archiwalnego

1. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego osoby korzystające z materiałów archiwalnych mogą być w uzasadnionych wypadkach wezwane do okazania upoważnionym pracownikom zawartości toreb itp.

§9 Zlecenia i usługi

1. W trosce o archiwalia oraz wychodząc naprzeciw potrzebom interesantów, Archiwum świadczy odpłatne usługi reprograficzne oraz realizuje kwerendy genealogiczne i naukowe.
2. Zamówienia można składać drogą elektroniczną oraz osobiście.
3. Zamówienia i usługi wymagają uregulowania należności według aktualnego cennika, który jest dostępny na stronie internetowej oraz u pracowników Archiwum.

§10 Sankcje i kary wynikające z nieprzestrzegania regulaminu

1. Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez dyrektora archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

Wrocław, 1 kwietnia 2023 r.
ks. dr Adam Dereń
Dyrektor Archiwum